Für license.idc-edv.at — die Verwaltungs- und Lizenzplattform der IDC AI Unit — sowie für die darüber bereitgestellten Anwendungen.
Wir verarbeiten Daten in zwei unterschiedlichen Rollen. Davon hängt ab, an wen Sie sich mit Ihren Rechten wenden:
IDC EDV Handels- und Dienstleistungs-Ges.m.b.H.
Eichenweg 42, A-6460 Imst, Österreich
FN 160135v, Landesgericht Innsbruck · UID ATU 43279402
E-Mail: ai@idc-edv.at · Telefon: +43 5412 63200
Vollständige Angaben im Impressum.
Beim Aufruf unserer Seiten fallen technisch notwendige Server-Protokolldaten an: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übermittelter Verweis, Browser- und Systemangaben. Zweck: Betrieb, Stabilität und Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Wir verwenden keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste und keine Einbindungen externer Schriftarten- oder Skript-Anbieter auf den Rechtsseiten.
Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies für angemeldete Bereiche (idc_portal_session, idc_admin_session). Sie sind kryptografisch signiert, für Skripte nicht auslesbar (HttpOnly) und laufen nach der Sitzung ab. Es gibt keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken, daher auch kein Einwilligungsbanner.
| Datenart | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Rolle, Abteilung des Arbeitsplatzes (Seat) | Bereitstellung und Zuordnung der Lizenz | Vertrag mit dem Arbeitgeber (Art. 6 Abs. 1 lit. b); wir sind hier Auftragsverarbeiter |
| Lizenzschlüssel, Geräte-Kennung, Gerätename, Betriebssystem, Anwendungsversion, Zeitstempel | Lizenzprüfung, Missbrauchsschutz, Support, Aktualisierungen | Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse |
| Auslastungs- und Effizienzkennzahlen (verdichtete Zahlen je Woche) | Prozess- und Auslastungstransparenz für das Unternehmen | Auftrag des Arbeitgebers; zusätzlich dokumentierte Zustimmung nach § 96 ArbVG |
| Rückmeldungen und Verbesserungsvorschläge aus der Anwendung | Produktverbesserung, Fehlerbehebung | berechtigtes Interesse |
| Zugangsdaten des Verwaltungsportals: E-Mail, Kennwort-Prüfwert, Zwei-Faktor-Geheimnis, Anmeldezeitpunkte, Fehlversuche | sichere Anmeldung, Schutz vor unbefugtem Zugriff | Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse |
| Gekoppelte Mobilgeräte: Gerätename, Plattform, Kennung als Prüfwert | Betrieb der Begleit-App | Vertragserfüllung |
Kennwörter werden nie im Klartext gespeichert, sondern nur als Prüfwert (PBKDF2-HMAC-SHA256, 600 000 Iterationen, individuelles Salz). Hinterlegte Zugangsschlüssel zu Drittdiensten werden verschlüsselt gespeichert.
Für den Abschluss und Nachweis von Verträgen verarbeiten wir: Vertragstext, Name und Funktion der unterzeichnenden Person, deren E-Mail-Adresse, Zeitpunkt der Unterschrift, IP-Adresse, Browserkennung, verwendetes Anmeldeverfahren sowie eine Prüfsumme des unterzeichneten Textes. Diese Angaben sind zum Nachweis der Unterschrift erforderlich. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) und rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c).
Wenn Beschäftigte in der Anwendung die Nutzungsbedingungen und Datenschutz-Informationen bestätigen, speichern wir Zeitpunkt, Fassung, Prüfsumme des angezeigten Textes, IP-Adresse und Anwendungsversion. Zweck ist der Nachweis, dass die Information erfolgt ist (Art. 13 DSGVO, Art. 50 und Art. 4 der Verordnung (EU) 2024/1689).
Wichtig: Diese Bestätigung ist eine Kenntnisnahme — keine datenschutzrechtliche Einwilligung. Im Arbeitsverhältnis wäre eine Einwilligung wegen des Über- und Unterordnungsverhältnisses regelmäßig nicht freiwillig (Art. 7 Abs. 4 DSGVO) und als Rechtsgrundlage untauglich. Aus dem Klick entsteht daher keine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, und aus einer Verweigerung entsteht kein Nachteil.
Die Zustimmung zur Auslastungserfassung ist davon getrennt und jederzeit ohne Nachteil widerrufbar. Ein Widerruf beendet die Erfassung; bereits dokumentierte Zustimmungszeiträume bleiben als Nachweis erhalten.
Die Handy-App ist ein Begleiter zur Anwendung auf dem Arbeitsplatzrechner. Chats, Aufgaben, Themen und Protokolle liegen auf dem gekoppelten Rechner. Nur wenn Sie es am Rechner ausdrücklich erlauben, liegt zusätzlich eine verschlüsselte Kopie Ihres Arbeitswissens auf dem Gerät, damit es ohne Rechner lesbar ist. Die Nutzlast zwischen Handy und Rechner ist Ende-zu-Ende verschlüsselt (AES-256-GCM). Der Schlüssel entsteht beim Koppeln und wird ausschließlich über den QR-Code übertragen — unsere Vermittlungsstelle transportiert also Geheimtext, den wir nicht lesen können.
| Zugriff / Datenart | Zweck | Was damit geschieht |
|---|---|---|
| Kamera | Einlesen des Kopplungs-QR-Codes vom Bildschirm des Rechners | Die Auswertung geschieht ausschließlich auf dem Gerät. Es wird kein Bild gespeichert und keines übertragen. Einen anderen Kamerazugriff gibt es nicht. |
| Mikrofon | Aufnahme von Besprechungen, die Sie selbst starten | Die Aufnahme wird verschlüsselt an Ihren eigenen Rechner übergeben und dort verarbeitet. Es gibt kein Mithören im Hintergrund — eine Aufnahme läuft nur nach ausdrücklichem Start und ist währenddessen am Bildschirm sichtbar. |
| Gerätename, Plattform, Anwendungsversion, Kopplungs-Kennung | Zuordnung des Geräts zum Arbeitsplatz; Widerruf einzelner Geräte | wie in Abschnitt 2.3 beschrieben |
| Aufträge, die bei ausgeschaltetem Rechner zwischengelagert werden | Zustellung, sobald der Rechner wieder erreichbar ist | Ablage ausschließlich als Geheimtext; Löschung nach der Zustellung |
Unterwegs-Modus. Ist der Rechner ausgeschaltet, kann die App eine Frage ersatzweise von der Vermittlungsstelle beantworten lassen. Dabei werden Inhalte unverschlüsselt verarbeitet: die gestellte Frage, der bisherige Unterwegs-Verlauf, Titel offener Aufgaben und Themen und — wenn die Kopie auf dem Gerät erlaubt ist — bis zu vier kurze, zur Frage passende Ausschnitte daraus. Gespeichert wird davon nichts. Der Modus wird vor der ersten Nutzung erklärt und lässt sich in den Einstellungen abschalten.
Im Browser und im Auto. Die Anwendung lässt sich ohne Installation im Browser öffnen (helix.idc-edv.at), etwa auf dem Bildschirm eines Fahrzeugs; gekoppelt wird per QR-Code mit der Handy-App, die Kopplung endet nach 24 Stunden von selbst. Drei weitere Stellen verarbeiten dort Inhalte unverschlüsselt, jede erst nach einer eigenen Zustimmung im Browser: Spracheingabe bei ausgeschaltetem Rechner (die Aufnahme geht über die Vermittlungsstelle an ElevenLabs und wird dort in Text umgewandelt; bei eingeschaltetem Rechner geht sie verschlüsselt an diesen) und Vorlesen (jeder vorgelesene Satz geht über die Vermittlungsstelle an ElevenLabs oder Google und wird dort in Sprache umgewandelt, ab Werk ausgeschaltet) sowie das Gespräch mit Helix (Sprachmodus, nur wenn das einsetzende Unternehmen ihn freigeschaltet hat: Ton und Gesprächstext gehen direkt vom Browser an OpenAI in den USA, dazu ein kurzer Tagesüberblick — Termine von heute und morgen, offene Aufgaben — und was die Anwendung für eine Frage nachschlägt; die Vermittlungsstelle stellt nur die Verbindung her und zählt die Gesprächsminuten; der Gesprächsverlauf geht Ende-zu-Ende verschlüsselt als Chat an den Rechner des Nutzers). Weder Aufnahme noch Text werden bei uns gespeichert; gezählt werden nur Sekunden bzw. Zeichen je Tag, für die Tagesgrenzen. Es werden keine Stimmprofile angelegt. Das Mikrofon öffnet sich nur auf ausdrücklichen Tipp; im Gespräch bleibt es danach offen, bis es beendet wird oder 90 Sekunden Ruhe ist.
Vorführ-Modus. Die App lässt sich ohne Kopplung mit Beispieldaten einer erfundenen Firma ansehen. In diesem Modus besteht keine Verbindung zu einem Rechner oder Server; es werden keine Daten übertragen.
Die App enthält keine Werbung und keine Analyse-, Statistik- oder Nachverfolgungsdienste Dritter. Es findet keine geräteübergreifende Nachverfolgung statt.
| Empfänger | Zweck | Ort der Verarbeitung |
|---|---|---|
| Microsoft (Azure) | Betrieb dieser Plattform, Datenspeicherung | Europäische Union (Rechenzentrumsregion Deutschland) |
| Google (Gmail-Versandinfrastruktur) | Versand von System- und Vertrags-E-Mails | EU/USA — Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln und des EU-US Data Privacy Framework |
| Anbieter des gewählten Sprachmodells Anthropic, OpenAI, DeepSeek, GLM, Kimi — die Auswahl trifft das einsetzende Unternehmen, siehe KI-Register |
Sprachmodelle für die Assistenzfunktionen der Anwendung | je nach Anbieter EU oder Drittland — Übermittlungen außerhalb der EU auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln; Kundendaten werden bei keinem Anbieter zum Training von Modellen verwendet |
| Google (Gemini-Sprachausgabe) | Vorlesen von Antworten im Browser, wenn IDC diesen Dienst statt ElevenLabs einsetzt (nur nach eigener Zustimmung; der Text wird nicht gespeichert) | EU/USA — Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln und des EU-US Data Privacy Framework |
| OpenAI (Realtime-Sprachmodell) | Gespräch mit Helix im Browser und im Fahrzeug: Spracherkennung, Antwort und Sprachausgabe in einem (nur wo das Unternehmen es freigeschaltet hat und nach eigener Zustimmung; bei uns wird nichts davon gespeichert) | USA — Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln; API-Inhalte werden nicht zum Training verwendet |
| ElevenLabs | Sprachausgabe, Spracherkennung und Sprechertrennung (nur bei Nutzung dieser Module, darunter Vorlesen und Spracheingabe im Browser) | USA — Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln |
Die jeweils aktuelle, vollständige Liste der Unterauftragsverarbeiter ist Anlage des Auftragsverarbeitungsvertrags und wird Kundenunternehmen vor Änderungen mitgeteilt. Eine Übersicht der eingesetzten KI-Systeme finden Sie im KI-Register.
Nach Beendigung eines Auftragsverhältnisses werden die im Auftrag verarbeiteten Daten nach Weisung des Kundenunternehmens gelöscht oder zurückgegeben.
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dafür an ai@idc-edv.at.
Betreffen Ihre Daten die Nutzung durch Ihren Arbeitgeber, richten Sie die Anfrage bitte an diesen — wir sind dort Auftragsverarbeiter und dürfen nur auf seine Weisung handeln.
Sie können sich außerdem bei der Aufsichtsbehörde beschweren:
Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien,
dsb@dsb.gv.at,
www.dsb.gv.at.
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Die eingesetzten KI-Systeme erstellen Vorschläge und Zusammenfassungen; Entscheidungen über Personen trifft immer ein Mensch. Insbesondere werden Auslastungsdaten nicht zur Bewertung der Leistung einzelner Beschäftigter, nicht für Rangfolgen und nicht für arbeitsrechtliche Maßnahmen verwendet.
Wir schützen die Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen, unter anderem: Verschlüsselung der Übertragung (TLS), verschlüsselte Ablage hinterlegter Zugangsschlüssel, rollenbasierte Zugriffsbeschränkungen mit strikter Mandantentrennung, Zwei-Faktor-Authentifizierung für Verwaltungszugänge, Sperren nach Fehlversuchen, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge und Verarbeitung von Bildschirmdaten ausschließlich lokal am Arbeitsplatz mit Maskierung sensibler Inhalte.
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.